情報企画 〔機能〕

「情報企画」が事業運営上で発揮する重要な機能について解説いたします

情報の集約化(集中一元管理)

趣味のSNSや個人の情報発信ならともかく、社会的責任を負う事業体であれば、全ての情報発信は組織として適正に統制されねばなりません。しかし組織内の「情報企画」機能が不十分だと、3種の情報統制不全:「管轄別の散在」「機会別の散在」「媒体別の散在」の状態に陥ってしまいます。平たく言うと、① 部署毎担当者で情報が異なる、② 発信する機会で情報が異なる、③ 利用するメディア媒体で情報が異なるということです。ここで言う"異なる"とは決して戦略的で意図的な変化ではなく、全体を貫く芯が無いまま局所的な対応によって生じた不統一統制が利かない状態を意味します。実際は"3種の掛け算"として現象化するため、非常に厄介で収拾がつきません。

3種の情報機能不全
 

御社の商材を仮に製品道具や装置としましょう。部署毎に企画・設計しますか。商談の度に設計・製造しますか? 相手先毎に製造・販売しますか? 受注生産のカスタム製品等でない限り、あり得ませんよね。情報も全く同じです。創出の行為と成果物を野放図に散在させるようでは、事業の体を成しません。それが "情報統制不全" の状態です。

 

特に、21世紀に入って社員1人が1台PCを持ち、手軽に情報を作成・発信できる時代になりました。自動車と同じで、今やPCのツールソフトやアプリもほとんど過剰スペックです。道具を充てがっても使いこなせないばかりか、使用者が未熟だと低品質なモノを生み出し、事業にマイナスを生じさせます。これも "情報統制不全" の状態です。

情報統制体制

大企業だと、"広報"の専門部署に逐一申請する許可制度で統制を試みる例上図の左側もあります。でも、それは「情報企画」の正攻法ではありません。"広報"とは情報の排出地点(最下流)であり、末端に関所を設けても膨大な労力と余計な時間を費やすだけで改善が期待できないからです。実際、私は前職で社長室部署名に属していた時、社外に発信する全文書を2年間校閲した経験があります。緊急事態へのやむを得ない対処でしたが、もちろん恒久的な対策にはなりません。情報は創出地点(最上流)で統制するのが原理原則上図の右側だからです。

情報企画の格言

― 源 清ければ、流れ清し ―

正に『源 清ければ、流れ清し』で、最上流で基幹コンテンツを体系化仕組化集中一元管理することから、下流でも適正な品質を維持したまま、発信の即時性、実施の独立性、内容の自在性など高い自由度が担保できます。そのため社外のマスコミや販売代理店、商材のユーザーや関係者らにも適用でき、情報の現地化を促進する土台となります。もちろん「情報企画」するには、専門的な技術体系と専門家としての技能習得が必要です工程ページで解説

 
「情報資産」の蓄積と継続的運用

意義ページにて示した通り、事業における情報の創出と運用は時間軸に沿って過去現在未来と進んでいきます。その過程では、取り扱う商材が変更され、情報発信の担当者が交代し、経営者ですら代替わりするかもしれません。単一の事業体として統制すべき情報は、たとえ取り巻く環境が変化しても、時間軸に沿って蓄積された「情報資産」として継承していく必要があります。然るべき考察と決断を経て結論付けた事柄情報を無視し、毎度毎度ゼロから作り直すのは愚の骨頂です。無知が引き起こす時間と労力の浪費であり、潜伏期間の長いウィルスのように事業体を蝕んでいきます。いざジャンプ飛躍発展という肝心な時に、泥沼に足を取られてしまいます。過去からしっかり地固めしているからこそ、機が熟した時に未来へ向かって力強く跳べるのです。

時間軸における情報創出

「情報資産」をアヴァンサイト流に英訳すると、「Branding Intelligence Archives」といった風です。しかし、そういう名前の何かが存在している訳ではなく、アーカイヴとして情報を活用できる仕組みが必要という意味です。逆に言うと、「情報資産」をアーカイヴとして機能させ得るように、「情報企画」の実践方法を体系化しなくてはならないということです。

情報資産の有効活用
 

多くの企業団体は、インターネット上の各種サイトや印刷物などを保有し、事業で活用しています。他にも色々とあるはずですが、それが即、情報資産の活用を意味するものではありません。主に2方向の機能、つまり ①既存の情報を更新し、新規に追加し、然るべき方法で蓄積できるインプット機能そして ②必要な時に検索し、そこから抽出して別の情報へと転用できるアウトプット機能が備わっていなくてはなりません。

当社アヴァンサイトは、情報の創出と情報資産の運用を司る「情報企画」プログラムが必要だと考えています。業務を効果的・効率的・継続的に実施できなくては、「情報企画」が "当たり前" の職能分野として社会に広く普及することは無いからです。「情報企画」コンサルティングにおける大きな課題であり、当社にとっての大きな挑戦です。

情報の現地化(多言語展開)

現地化には2つの意味があります。1つは情報発信する現場部署チーム担当者などに権限を委譲すること、もう1つは海外の事業所や代理店、商材の現地ユーザーらに権限を委譲することです。前者には対応の迅速性を高める効果があり、後者は、海外の地元に根付かせる効果があります。ただし、現地化が可能なのは情報の集約化集中一元管理によって最上流で情報が統制できている場合に限ります。逆に言うと、海外で現地化つまり事業の国際多言語展開を推進するためには、その大前提として情報の集約化が必要不可欠だということです。

広報現地化の推進

支援内容〔概要〕」ページで解説していますが、原則として事業の所有者は事業主であり、事業の内容源情報を掌握しているのも事業主です。自分しか知らない自分のことを、他人が語ることはできないように、「情報企画」の実施者は事業主以外あり得ません。つまり、総務人事経理と同じように、「情報企画」も自社で実施すべき必須の日常業務ということです。ただし、どの分野にも指導するプロの専門家が存在するように、「情報企画」の取組みを支援するプロが、当社アヴァンサイトという位置付けです。

 

一方、「情報企画」によって創出された成果物情報は、誰が「広報」しても構いません。それどころか、「広報」の実施者を際限なく増やすことが事業の普及浸透と定着へとつながります。社内なら経営者から、営業に携わっていないバイトの事務員まで、社外なら利害関係の強い商社や販売代理店から、マスコミ報道や顧客の口コミ&SNS、果ては一般庶民の自由発言に至るまで、情報拡散の実施者を広げていくということです。

ただし、情報拡散は諸刃の剣でもあります。だからこそ、適切な情報が "現地化" されていくように、上流で情報を統制する「情報企画」の役割が一層重要になります。「情報企画」の技術的な実施方法については、下記メニューの〔工程〕をご覧ください。

 

なお、"集中管理" も "一元管理" もほぼ同じ意味ですが、当ウェブサイトでは "情報を余すところなく集中させた上で一元管理する" ことを強調するため、敢えて重言二重表現としています。ご理解の上、クレームなさらないようお願い申し上げます。

「情報企画」とは何か